Völlig von der Rolle: Wie Klarheit Projekte rettet

Manchmal erinnert ein Projekt an einen schiefen Turm: beeindruckend geplant, jedoch nicht standfest. Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit klaren Strukturen – oder sollte es zumindest. Diese Erkenntnis habe ich in zahlreichen Projekten selbst gemacht. Doch was passiert, wenn Rollen nicht eindeutig definiert sind?

Ein Fall aus der Praxis illustriert das Problem:
Ein Team von Konstrukteuren soll eine neue Produktionsanlage planen. Der eine glaubt, er ist für die Materialauswahl zuständig, die andere denkt, sie soll die CAD-Modelle erstellen, und der dritte wartet darauf, dass jemand die Sicherheitsvorschriften prüft. Am Ende hat niemand die Fundamentplanung bedacht, und die Maschine steht instabil. Chaos ist vorprogrammiert – und statt eines reibungslosen Ablaufs gibt es teure Nachbesserungen. In Projekten sieht es ähnlich aus, wenn unklare Rollendefinitionen vorherrschen: Ziele werden verfehlt, Verantwortlichkeiten bleiben unklar, die Motivation sinkt ins Bodenlose, und das Konfliktpotential im Projektteam steigt erheblich.

Warum klare Rollendefinitionen entscheidend sind

Ein Team ohne klare Rollen ähnelt einem Zahnradgetriebe ohne Schmierung: Die Teile drehen sich, jedoch es kommt zu Reibung, Ineffizienz und schlussendlich zum Stillstand. Klare Rollendefinitionen sind essenziell, um:

• Verantwortlichkeiten transparent zu machen,
• Kommunikationswege zu vereinfachen,
• Überlappungen und Konflikte zu vermeiden,
• die Leistung jedes Einzelnen messbar zu machen.

Wie erkennt man einfach, dass es an Rollendefinitionen fehlt

Fehlende Rollendefinitionen lassen sich meist an bestimmten Symptomen erkennen. Achten Sie auf diese Warnsignale:

• Wiederholte Missverständnisse: Teammitglieder wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird, und arbeiten aneinander vorbei.
• Überlastete Mitarbeiter: Einzelne Teammitglieder klagen über zu viel Arbeit, während andere zu wenig ausgelastet sind.
• Verzögerungen: Aufgaben werden nicht rechtzeitig abgeschlossen, weil niemand die Verantwortung dafür übernimmt.
• Häufige Konflikte: Spannungen entstehen, weil unklar ist, wer welche Entscheidungen treffen darf.
• Fehlende Fortschritte: Das Projekt stagniert, weil Zuständigkeiten und Prioritäten nicht eindeutig sind.

Wenn Sie eines oder mehrere dieser Probleme in Ihrem Projekt beobachten, sollten Sie die Rollendefinitionen dringend überprüfen.

Die Aufgabe des Projektleiters

Als Projektleiter ist es Ihre zentrale Aufgabe, die Rollen frühzeitig und eindeutig zu definieren. Doch wie geht man das an?

1. Frühe Planung: Rollendefinitionen sollten gleich zu Beginn des Projekts festgelegt werden – idealerweise noch vor dem Kick-off. Dies gibt dem Team Orientierung und schärft den Fokus auf die gemeinsamen Ziele.
2. Analyse der Anforderungen: Erstellen Sie eine Liste der notwendigen Aufgaben und Kompetenzen. Diese bildet die Grundlage für die Definition der einzelnen Rollen.
3. Zuweisung von Rollen: Ordnen Sie die Aufgaben klar den Personen zu, basierend auf ihren Stärken, Erfahrungen und Kapazitäten. Jeder sollte wissen:
   • Was genau seine Aufgaben sind.
   • Welche Erwartungen an ihn gestellt werden.
   • Welche Kriterien für die Bewertung seines Erfolgs herangezogen werden.
4. Kommunikation: Kommunizieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten klar und transparent im gesamten Team. Nutzen Sie dafür Tools wie Organigramme, Rollenbeschreibungen oder Kick-off-Präsentationen.
5. Regelmäßige Überprüfung: Rollen können sich im Laufe eines Projekts ändern. Halten Sie daher regelmäßige Check-ins ab, um sicherzustellen, dass die Definitionen noch passen.

Praktische Kommunikationstools

• RACI-Matrix: Definiert, wer verantwortlich (Responsible), rechenschaftspflichtig (Accountable), konsultiert (Consulted) oder informiert (Informed) ist.
• Team-Workshops: Ein gemeinsamer Workshop zur Rollendefinition schafft Transparenz und fördert das Verständnis.
• Feedback-Schleifen: Regelmäßiges Einholen von Feedback stellt sicher, dass die Rollen auch tatsächlich verstanden werden. Ebenso wichtig ist es, dass der Projektleiter während des Projekts flexibel bleibt und die Rollen bei Bedarf an die aktuellen Gegebenheiten anpasst. Dieses iterative Vorgehen, inspiriert vom Kaizen-Prinzip, hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und effektiv gegenzusteuern.

Fazit

Klare Rollendefinitionen sind ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg. Sie schaffen Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit – und damit die Basis für ein motiviertes und effizientes Team. Als Projektleiter tragen Sie die Verantwortung, diese Klarheit von Anfang an sicherzustellen und kontinuierlich zu kommunizieren. Denn nur wenn jeder weiß, was von ihm erwartet wird, kann das Projekt wie ein gut geöltes Uhrwerk funktionieren.

Oder, um auf die Anekdote zurückzukommen: Wer will schon endlos Einzelteile konstruieren, wenn die Fundamentplanung fehlt?